Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on auttaa kunnan asiakkaita asiakirja- ja tietopyynnön tekemiseen, se auttaa osoittamaan ja yksilöimään tarvittavat tiedot, jotta kunta voi etsiä, koota ja toimittaa oikeat tiedot mahdollisimman nopeasti ja kattavasti.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpitämällä kunta toteuttaa hallinnon avoimuuden periaatetta, josta on säädetty laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääosin kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

Voit saada viranomaiselta tietoa myös muusta kuin julkisesta asiakirjasta, jos viranomaisessa käsiteltävässä asiassa on jollain tavalla kyse oikeutta, etuasi tai velvollisuuttasi koskevasta asiasta.

Lisäksi sinulla on joissain tapauksissa oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä asiakirjoista.

Kunnan esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat saatavilla verkkosivuilta jossa on hakutoiminto.

Pyydettäessä tietoa asiakirjasta, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin (esimerkiksi salassa pidettävä asiakirja), asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kunnan tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Lomakkeet asiakirjapyynnön tekemiseksi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.

Tarvittaessa voit saattaa tietopyyntösi viranomaisen ratkaistavaksi, esimerkiksi jos et saa pyytämääsi tietoa tai asiakirjaa, mutta mielestäsi olet oikeutettu kyseiseen tietoon. Kunnan hallintosäännössä on määritelty, kuka päättää viranomaisen asiakirjan antamisesta. Valtuuston, kunnanhallituksen, tarkastuslautakunnan, vaali- ja vaikuttamistoimielinten asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee talous- ja henkilöstöjohtaja. Muiden toimielinten asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimialajohtaja oman toimialan osalta. Toimivaltainen viranhaltija määrää päätöstensä osalta perittävistä maksujen maksuunpanosta.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö

Alla olevassa kuvaksessa tiedot on ryhmitelty palvelualueittain. Palvelualueiden alla ovat tietovarannot, eli tietyn tehtävän hoidossa syntyvien tietojen kokonaisuudet.

Kunkin tietovarannon kohdalla saat tiedon siitä, kuka vastaa kyseisestä tietokokonaisuudesta ja millaisia tietoaineistoja (esimerkiksi asiakas- tai päätöstietoja) tietovarantoon kuuluu. Tietovarannon tiedoissa kerrotaan myös, millä tietojärjestelmillä tietoja käsitellään ja millaisilla hakutekijöillä tietoa voidaan hakea. Lisäksi kerrotaan tietoaineistojen mahdollisesta saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Hattulan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä, tietojärjestelmästä tai arkistoista esimerkiksi seuraavilla hakuperusteilla: henkilön nimi, henkilötunnus, kiinteistötunnus, asian nimi, asiakirjan otsikko, diaarinumero, päätöksentekijä, päivämäärä.

Hattulan kunnan asiakirjajulkisuuskuvausta täydennetään edelleen ja päivitetään tarvittaessa.

Kunnan tietovarannot

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa.
Tietosuojaselosteista ilmenee henkilötietojen käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija yhteystietoineen, rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö, säännönmukaiset tietolähteet, tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät ja mihin tietoja voidaan luovuttaa.

Sosiaali- ja terveyspalvelut

1.1.2023 alkaen sosiaali- ja terveyspalveluista vastaa Kanta-Hämeen hyvinvointialue.
Hyvinvointialueen kirjaamo toimii alkuvaiheessa ns. hajautetun kirjaamon periaatteella. Lisätietoja Oma Hämeen verkkosivuilta.

Yleishallinnon palvelut

Taloushallinnon palvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely: kirjanpito, osto- ja myyntilaskujen sekä maksuliikenteen hoitamiseen liittyvien tietojen käsittely. Kunnan sopimustenhallinta.
Tietoaineistot: budjetointi, laskenta, raportointi, laskutus, kirjanpito, käyttöomaisuus, hankinnat, sopimukset
Tietoryhmät: nimi, henkilötunnus, y-tunnus, asiakasnumero, laskun tiedot, pankkitiedot, sopimusnumero, päivämäärä
Tietojärjestelmät: taloushallintajärjestelmä, ostolaskujärjestelmä, laskutusjärjestelmä, sopimustenhallintajärjestelmä

Henkilöstöhallinnon palvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaamiseen ja palvelusuhteen aikainen tietojen käsittely
Tietoaineistot: palvelussuhteessa olevat henkilö (myös päättyneet lakisääteisten velvoitteiden osalta), luottamushenkilöt, työ- ja virkahakemukset
Tietoryhmät: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, pankkitilinumero
Tietojärjestelmät: henkilöstöhallintojärjestelmä, työvuorojensuunnittelujärjestelmä, rekrytointijärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä

Asianhallinnon palvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Kunnan johtamiseen ja päätöksentekoon liittyen tietojen käsittely, asiakirjojen säilytys ja arkistointi
Tietoaineistot: asiakirjat, esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset
Tietoryhmät: asiakirjat, asian otsikko, asiakirjojen metatiedot (päivämäärät, käsittelyvaiheet, asialuokittelu), päivämäärä
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, arkisto (manuaalinen)

Luottamushenkilöorganisaatioon liittyvä tietovaranto

Käyttötarkoitus: luottamushenkilöhistorian ylläpitäminen, sidonnaisuusrekisteri
Tietoaineistot: luottamushenkilö- ja sidonnaisuustiedot
Tietoryhmät: nimi, yhteystiedot, sidonnaisuudet, toimielimien tiedot
Tietojärjestelmät: luottamushenkilörekisteri

Elinvoimatoimialan palvelut

Rakennusvalvonnan tietovaranto

Käyttötarkoitus: Rakennus- ja huoneistorekisterin tietopalveluaineiston muodostaminen ja toimittaminen valtiolle; lupa-, ilmoitus- ja valvontatehtävien tulokset
Tietoaineistot: lupien ja ilmoitusten tiedot, katselmukset ja viranomaislausunnot, pysyvät rakennus- ja huoneistotunnukset
Tietoryhmät: nimi, henkilötunnus, kiinteistötunnus, kiinteistön nimi, pysyvät rakennus- ja huoneistotunnukset
Tietojärjestelmät: lupa-asiointijärjestelmä, laskutus, maankäyttö- ja paikkatieto-ohjelmisto, rakennusvalvontasovellus, karttapalvelu

Maankäytön palvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: kunnan maankäyttöön ja -omistukseen, kaavoitukseen sekä paikkatietoon liittyvien tietoaineistojen käsittely
Tietoaineistot: kaavoitus-, maaomistus- ja paikka- ja karttatiedot, kartta-aineistot, osoitteet ja nimistöt
Tietoryhmät: Kiinteistötunnus, koordinaatit, nimi, henkilötunnus, osoite, päivämäärä, kaava, suunnittelutarveratkaisu, rakentamisoikeus
Tietojärjestelmät: yleisten alueiden lupajärjestelmä, ympäristöluvat, ajantasa-asemakaava, laskutus

Infrapalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: infran rakennuttaminen ja kunnossapito, viher- ja puistoalueiden kunnossapito, ulkoliikuntapaikkojen ja luontokohteiden tiedot
Tietoaineistot: lupien ja ilmoitusten tiedot
Tietoryhmät: sijaintitiedot, kunnallistekniikka, katu- ja viheralueet, maastomalli, maanpinnantasaus
Tietojärjestelmät: yleisten alueiden luvat, maankäyttö- ja paikkatieto-ohjelmisto

Kunnossapito- ja kiinteistöpalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Kunnallistekniikkaan ja kiinteistöpalveluihin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: Kiinteistöautomatiikka, vikailmoitusten käsittely
Tietoryhmät: kiinteistötunnus, kiinteistön nimi, osoite
Tietojärjestelmät: kiinteistöautomatiikkajärjestelmä

Siivouspalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Siivouspalveluihin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: työaikasuunnittelu ja mitoitus
Tietoryhmät: kohde, osoite, päivämäärä
Tietojärjestelmät: työvuorojen ja mitoituksen suunnittelujärjestelmät

Ateriapalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Ateriapalveluihin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: reseptiikka, ruokalistasuunnittelu, työaikasuunnittelu
Tietoryhmät: kohde, nimi, osoite, päivämäärä
Tietojärjestelmät: toiminnanohjausjärjestelmä, työvuorojen suunnittelujärjestelmä

Kirjasto- ja kulttuuripalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Kirjasto- ja kulttuuripalveluihin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: kirjaston asiakasrekisteri, kirjaston aineistorekisteri, palveluiden käyttäjät
Tietoryhmät: yhteystiedot, kirjaston aineistot
Tietojärjestelmät: kirjastotietojärjestelmä

ICT-palvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: ICT-palveluihin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: laiterekisteri, järjestelmäluettelot
Tietoryhmät: laitteet, ohjelmistot, käyttäjät
Tietojärjestelmät: laitehallintajärjestelmät

Sivistys- ja hyvinvointitoimialan tietovarannot

Varhaiskasvatuksen tietovaranto

Käyttötarkoitus: varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: lapset, huoltajat ja varhaiskasvatuksen henkilöstö
Tietoryhmät: lapsen ja huoltajien yhteystiedot, läsnäolotiedot, hakemustiedot ja palvelu- ja maksupäätökset, päivämäärä
Tietojärjestelmät: Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asiakastietojärjestelmä, työvuorojen suunnittelujärjestelmä, laskutusjärjestelmä

Perusopetuksen tietovaranto

Käyttötarkoitus: esi- ja perusopetuksen ja muuhun opetukseen sekä koulukuljetuksiin liittyvien tietojen käsittely
Tietoaineistot: oppilaat, huoltajat ja opetuksen henkilöstö
Tietoryhmät: oppilaan henkilötiedot, opiskeluun ja opiskeluoikeuksiin liittyvät tiedot, koulunkäyntiin liittyvät tukivaiheet, koulun päätökset, päivämäärä
Tietojärjestelmät: kouluhallinto-ohjelma, oppilashuollon järjestelmä, opetusjärjestelyjen suunnitteluohjelma, opintosuoritusrekisteri, koulukuljetusrekisteri

Liikunta-, nuoriso- ja kuntalaisyhteistyön tietovaranto

Käyttötarkoitus: Liikuntaan, nuorisoon ja kuntalaisyhteystyöhön liittyvien tietojen käsittely (mm. ilmoittautumiset)
Tietoaineistot: palveluiden käyttäjät, yhdistykset
Tietoryhmät: yhteystiedot (osallistuja, huoltaja)
Tietojärjestelmät: osallistujarekisteri